เคล็ดลับด้านประสิทธิภาพการทำงานที่ดีที่สุดอย่างหนึ่งคือการวางแผนสัปดาห์ของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณมีการประชุมเป็นจำนวนมาก ข่าวดีก็คือคุณสามารถกำหนดเวลาการประชุม Zoom ได้หลายครั้งล่วงหน้า อย่างไรก็ตาม เป็นไปไม่ได้ที่จะมีการประชุมตั้งแต่สองครั้งขึ้นไปพร้อมกัน
ในบทความนี้ เราจะอธิบายทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับการจัดกำหนดการการประชุม Zoom
การจัดตารางการประชุมหลายครั้ง
เมื่อพูดถึงการจัดกำหนดการประชุมที่เกิดขึ้นในเวลาที่ต่างกัน จะไม่มีข้อจำกัดใดๆ อย่างที่คุณทราบ การประชุมทุกครั้งมีรหัสประจำตัวของตัวเอง ดังนั้น คุณเพียงแค่ต้องแน่ใจว่าได้ส่งคำเชิญไปยังผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ นี่เป็นวิธีที่เร็วที่สุดในการจัดกำหนดการประชุม:
- ลงชื่อเข้าใช้ซูม
- แตะที่ไอคอนกำหนดการ
- พิมพ์ชื่อหรือหัวข้อการประชุม
- เลือกวันที่และเวลา
- ป้อนระยะเวลาการประชุม
- เลือกเขตเวลาของคุณ
- เลือกปฏิทินที่คุณต้องการใช้เพื่อจัดกำหนดการประชุม คุณสามารถใช้ Google ปฏิทิน, Outlook หรือปฏิทินอื่นๆ ที่คุณมักจะใช้
- เพื่อยืนยันการประชุม ให้คลิกบันทึก
น่าเสียดายที่ไม่มีทางลัดสำหรับการจัดกำหนดการประชุมต่างๆ พร้อมกัน แอปจะถือว่าเซสชัน Zoom บางเซสชันของคุณมีระยะเวลา หัวข้อ และอื่นๆ ไม่เท่ากัน ดังนั้น คุณจะต้องทำขั้นตอนนี้ซ้ำสำหรับการประชุมทั้งหมดที่คุณต้องการกำหนดเวลา (หากมีรายละเอียดต่างกัน)
อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการกำหนดเวลาการประชุมที่เกิดซ้ำ เราก็มีให้คุณ หากคุณมีการประชุมทีมทุกวันพุธเวลา 10.00 น. ไม่ได้หมายความว่าคุณจะต้องผ่านกระบวนการที่ยาวนานนี้ทุกสัปดาห์ ในส่วนถัดไป เราจะแสดงวิธีกำหนดเวลาการประชุมประเภทนั้นล่วงหน้าถึงหนึ่งปี
วิธีกำหนดเวลาการประชุมประจำ
การจัดกำหนดการประชุมที่เกิดซ้ำหมายความว่าคุณสามารถกำหนดเวลาการประชุมเพิ่มเติมด้วยรหัสการประชุมเดียวกันได้ นอกจากนี้ยังหมายถึงรายละเอียดทั้งหมด เช่น เวลาและระยะเวลา จะเหมือนกัน
คุณสามารถเลือกได้ว่าต้องการให้จัดการประชุมเป็นรายวัน รายสัปดาห์ หรือรายเดือน ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถจัดทำกำหนดการรายไตรมาสหรือรายปีได้พร้อมกัน โปรดทราบว่า ID การประชุมจะหมดอายุหลังจากหนึ่งปี แม้ว่าคุณอาจมีการประชุมทุกสัปดาห์เป็นเวลา 52 สัปดาห์ แต่คุณจะต้องจัดกำหนดการใหม่อีกครั้ง
คุณสามารถใช้ทั้ง Google ปฏิทินและ Outlook เพื่อจัดกำหนดการประชุมที่เกิดซ้ำ ซึ่งสามารถทำได้จากโทรศัพท์หรือแล็ปท็อปของคุณ แต่เราแนะนำให้ใช้เดสก์ท็อปเพราะเร็วกว่า
Google ปฏิทิน
Google ปฏิทินเป็นเครื่องมือยอดนิยมในหมู่ผู้ใช้ Zoom วิธีใช้เพื่อกำหนดเวลาการประชุมที่เกิดซ้ำมีดังนี้
- ลงชื่อเข้าใช้ซูม
- แตะที่ไอคอนกำหนดการ
- คลิกการตั้งค่าการประชุมของคุณ
- เลือกการประชุมที่เกิดซ้ำ
- คลิกปุ่มบันทึก จากนั้นเปิด Google ปฏิทิน
- ลงชื่อเข้าใช้บัญชี Google ของคุณ
- อนุญาตให้ Zoom เข้าถึงบัญชีของคุณ
- จากนั้น Google ปฏิทินจะสร้างกิจกรรมด้วยรายละเอียดการประชุม Zoom
- เปิดเมนูแบบเลื่อนลงด้านล่างเวลาประชุมของคุณ
- เลือกตัวเลือกการเกิดซ้ำที่คุณต้องการ
- คลิกที่บันทึก
เมื่อคุณเปิดเมนูแบบเลื่อนลง คุณจะได้เลือกจากตัวเลือกการเกิดซ้ำต่างๆ คุณสามารถเลือกได้ว่าต้องการให้จัดการประชุมเป็นรายวัน รายสัปดาห์ หรือรายเดือน คุณยังสามารถกำหนดเวลาการประชุมได้ทุกวันทำงาน ทุกวันพุธ หรือแม้แต่ทุกวันพฤหัสบดีแรกของเดือน
หากคุณไม่พบตัวเลือกที่ต้องการ ให้คลิกที่กำหนดเองแล้วสร้างตัวเลือกอื่น
Outlook
ในทางกลับกัน ถ้าคุณใช้ปฏิทิน Outlook สิ่งที่คุณต้องทำมีดังนี้:
- ลงชื่อเข้าใช้ซูม
- แตะที่ไอคอนกำหนดการ
- คลิกการตั้งค่าการประชุมของคุณ
- เลือกการประชุมที่เกิดซ้ำ
- คลิกปุ่มบันทึก แล้วเปิดปฏิทิน Outlook
- เลือกการประชุมของคุณแล้วแตะที่การเกิดซ้ำ
- เลือกตัวเลือกการเกิดซ้ำที่คุณต้องการ
- คลิกที่ตกลง
ผู้ใช้ Outlook มีสามพารามิเตอร์ คุณสามารถเลือกความถี่ของการประชุม (รายเดือน รายสัปดาห์ ฯลฯ) ช่วงเวลา และวันเฉพาะเจาะจงที่คุณต้องการให้มีการประชุมได้
กำหนดการ กำหนดการ กำหนดการ
เราหวังว่าบทความนี้จะช่วยให้คุณจัดกำหนดการประชุม Zoom ได้เร็วและง่ายขึ้น เนื่องจากการจัดตารางเวลาเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการจัดเวลาและทรัพยากรของคุณ สิ่งที่ยอดเยี่ยมเกี่ยวกับ Zoom ก็คือมันเข้ากันได้กับเครื่องมือและปฏิทินขององค์กรต่างๆ
คุณมักจะกำหนดเวลาการประชุมของคุณอย่างไร คุณเคยมีปัญหาในการจัดตารางการประชุมหลายครั้งบน Zoom หรือไม่? แจ้งให้เราทราบในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง
