วิธีอัปโหลดและจัดการไฟล์ด้วย Google ฟอร์ม

Google Forms หนึ่งในเครื่องมือยอดนิยมของ Google มีประโยชน์ในการสร้างและวิเคราะห์แบบสำรวจ การอัปเดตล่าสุดได้นำเสนอคุณสมบัติที่ยอดเยี่ยมยิ่งขึ้นสำหรับบริการที่เป็นเลิศอยู่แล้ว ไม่ว่าคุณจะเป็นนายหน้าที่ต้องการเรซูเม่จากผู้สมัคร หรืออาจจะเป็นติวเตอร์ที่ต้องการรวบรวมการบ้านจากนักเรียน ในตอนนี้ คุณสามารถอนุญาตให้ผู้อื่นอัปโหลดไฟล์ได้โดยตรงจากแบบฟอร์ม Google ของคุณ

การเพิ่มปุ่มอัพโหลดไฟล์ลงใน Google Form ของคุณ

การเพิ่มปุ่มอัปโหลดไฟล์สร้างความแตกต่างให้กับฟอร์ม

1. เมื่อสร้างแบบฟอร์ม Google ใหม่ คุณจะสามารถเพิ่มคำถามด้วยตัวเลือกที่กำหนดไว้ล่วงหน้าได้หลายแบบ เลือกส่วนสุดท้ายแล้วคลิกไอคอน “⊕” (วงกลมที่มีเครื่องหมายบวก) จากตัวเลือกทางด้านขวา ขั้นตอนนี้จะเพิ่มคำถามใหม่ (ส่วน) ลงในแบบฟอร์ม

   

2. คลิกดรอปดาวน์ในส่วนขวาบนของกรอบคำถาม (โดยปกติจะมีข้อความว่า "หลายตัวเลือก")

   

3. เลือก "อัปโหลดไฟล์" จากรายการ

   

4. เลือก "ดำเนินการต่อ" เพื่ออนุญาตให้อัปโหลดไฟล์ไปยัง Google Drive ของคุณ

   

5. พิมพ์คำถามของคุณ แล้วปรับแต่งกฎการอัปโหลดของคุณ Google ฟอร์มยอมรับการเปลี่ยนแปลงโดยอัตโนมัติ ไม่จำเป็นต้องบันทึกหรือคลิกอะไรเลย

   

6. ผู้ใช้ Google Form จะเห็น "เพิ่มไฟล์" ตัวเลือกภายในส่วน 'อัปโหลดไฟล์' ของแบบฟอร์ม

   

7. ผู้ใช้ส่งไฟล์ตามเกณฑ์ที่คุณตั้งไว้ด้านบน จากนั้นดูรายการอัปโหลดและเลือก "ที่อัพโหลด" ไปยังบัญชีไดรฟ์ของคุณ

   

การอัปโหลดหลายไฟล์จาก Google ฟอร์ม

เช่นเดียวกับบริการอินเทอร์เน็ตส่วนใหญ่ที่อนุญาตให้อัปโหลดไฟล์ คุณไม่สามารถอัปโหลดทั้งโฟลเดอร์พร้อมกันได้ ต้องเพิ่มแต่ละไฟล์แยกกันใน Google ฟอร์ม

ตัวอย่างเช่น หากแบบฟอร์มของคุณถูกใช้สำหรับผู้สมัครงาน คุณจะออกแบบแบบฟอร์มให้อัปโหลดประวัติย่อแยกจากจดหมายสมัครงาน

ในทำนองเดียวกัน หากคุณต้องการให้พวกเขาส่งประวัติย่อ รูปถ่าย และบัตรประจำตัวที่สแกน แบบฟอร์ม Google ของคุณจะมีปุ่มอัปโหลดสามปุ่ม ปุ่มหนึ่งสำหรับเอกสารที่ขอแต่ละฉบับ

ตัวเลือกการจัดเก็บไฟล์และการเป็นเจ้าของ

ไฟล์ทั้งหมดที่อัปโหลดจาก Google ฟอร์มของคุณจะถูกเก็บไว้ใน Google Drive ของคุณอย่างเรียบร้อยและสะดวก

แต่ละ ชื่อคำถาม/ส่วนในแบบฟอร์มถูกใช้เป็นชื่อโฟลเดอร์ใหม่. รายการที่อัปโหลดที่เกี่ยวข้องกับส่วนใดส่วนหนึ่ง เก็บไว้ในโฟลเดอร์ที่เกี่ยวข้องดังนั้นกระบวนการนี้จึงค่อนข้างเป็นไปโดยอัตโนมัติและไม่ต้องมีการจัดระเบียบด้วยตนเอง

หากคุณต้องการไปที่โฟลเดอร์ใดโฟลเดอร์หนึ่งใน Google ฟอร์มและดึงไฟล์เมื่อใดก็ตาม ให้ไปที่ "แดชบอร์ด" จากนั้นเลือกแท็บ "ตอบกลับ" เมื่อมีคลิกที่ “ดูโฟลเดอร์” ปุ่มที่อยู่ด้านล่างขวาของหน้าต่าง

หากคุณเลือกที่จะลิงก์แบบฟอร์มใดๆ ของคุณกับ Google ชีต คุณสามารถติดตามไฟล์ที่อัปโหลดทั้งหมดใน “การตอบสนอง” แท็บของสเปรดชีตที่กำหนด นอกจากนี้ แต่ละไฟล์ยังมีลิงก์โดยตรงเพื่อให้เข้าถึงได้ง่ายขึ้น

ผู้ตอบที่อัปโหลดไฟล์โดยตรงจาก Google ไดรฟ์จะสร้างสำเนาของไฟล์ต้นฉบับโดยอัตโนมัติ เมื่ออัปโหลดไฟล์แล้ว คุณ (เจ้าของแบบฟอร์ม) จะกลายเป็นเจ้าของสำเนาด้วย อย่างไรก็ตาม ไฟล์ต้นฉบับ (เว้นแต่ตั้งค่าเป็นสาธารณะ) จะยังคงปรากฏต่อเจ้าของไฟล์เท่านั้น

ผู้อัปโหลดติดตามการดำเนินการเหล่านี้ทั้งหมดในแถบด้านข้างของ Google ไดรฟ์

การส่งออกแบบฟอร์มที่เปิดใช้งานการอัปโหลดด้วยผู้เผยแพร่แบบฟอร์ม

"ผู้จัดพิมพ์แบบฟอร์ม" คือโปรแกรมเสริมของ Google ฟอร์มยอดนิยมที่จะเปลี่ยนแบบฟอร์มที่กรอกลงในเอกสารของ Google โดยอัตโนมัติเพื่อการแชร์และตรวจทานที่ง่ายดาย แทนที่จะเข้าถึงแต่ละแอปพลิเคชันจากแดชบอร์ดและค้นหาไฟล์ที่เกี่ยวข้องในโฟลเดอร์ไดรฟ์ของคุณ คุณสามารถ ให้แปลงไฟล์ทั้งหมดเป็นไฟล์ PDF ที่มีโครงสร้างเรียบร้อยโดยอัตโนมัติเพื่อการตรวจสอบอย่างรวดเร็ว

หากคุณต้องการใช้ Form Publisher กับ Google ฟอร์มที่เปิดใช้งานการอัปโหลด มีสองสิ่งที่คุณทำได้ คุณสามารถแทรกลิงก์โดยตรงไปยังไฟล์ที่อัปโหลดหรือแสดงลิงก์โดยตรงในเอกสารหากไฟล์นั้นเป็นภาพ PNG, JPG หรือ GIF แบบหลังมีความสะดวกอย่างไม่น่าเชื่อเพราะช่วยให้คุณสามารถพิมพ์แบบฟอร์มที่สมบูรณ์และตรวจทานแบบออฟไลน์ได้หากจำเป็น

บทสรุป

อย่างที่คุณเห็น ปุ่มอัปโหลดไฟล์ใน Google ฟอร์มมีประโยชน์อย่างไม่ต้องสงสัย หากคุณเป็นตัวแทนฝ่ายทรัพยากรบุคคลที่ต้องจัดการประวัติย่อหรือติวเตอร์ที่มีนักเรียนจำนวนมากส่งการบ้าน ผู้ใช้ปลายทางสามารถอัปโหลดไฟล์ได้โดยตรงจากภายในฟอร์ม Google ของคุณโดยไม่คำนึงถึงวัตถุประสงค์ของแบบฟอร์ม ไฟล์ต่างๆ จะถูกจัดเก็บไว้ใน Google Drive ของคุณ โดยจัดเป็นโฟลเดอร์แยกกันอย่างเป็นระเบียบ