หากคุณกำลังเขียนหนังสือหรือรายงานการวิจัย คุณอาจต้องแทรกสารบัญที่จุดเริ่มต้น หลายคนสร้างสารบัญด้วยตนเอง และนั่นก็เป็นวิธีหนึ่งที่จะทำได้อย่างแน่นอน แต่ตารางที่สร้างด้วยตนเองต้องใช้เวลา อาจมีการจัดรูปแบบที่ไม่สอดคล้องกัน และจำเป็นต้องอัปเดตด้วยตนเองทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลงส่วนในเอกสารของคุณ
โชคดีที่มีวิธีที่ง่ายกว่ามากในการจัดการสารบัญหากคุณใช้ Microsoft Word 2016 สำหรับ Mac Word ไม่เพียงแต่สามารถสร้างขึ้นสำหรับคุณตามสไตล์ที่คุณใช้กับเอกสารของคุณเท่านั้น แต่ยังสามารถอัปเดตสิ่งต่าง ๆ ด้วยการคลิกปุ่มเมื่อเอกสารของคุณเปลี่ยนแปลง ไม่ต้องเสียเวลาติดตามและพิสูจน์อักษรหมายเลขหน้าอีกต่อไป! พวกคุณไม่รู้หรอกว่ามันทำให้ฉันมีความสุขขนาดไหน มาพูดถึงวิธีการสร้างสารบัญใน Word 2016 สำหรับ Mac กันดีกว่า
ขั้นตอนที่ 1: เพิ่มสไตล์ให้กับเอกสารของคุณ
ตัวสร้างสารบัญอัตโนมัติของ Microsoft Word ขึ้นอยู่กับ สไตล์ซึ่งเป็นรูปแบบพิเศษที่คุณใช้กับเอกสารของคุณ เพื่อให้ Word รู้ว่าส่วนใดของข้อความของคุณเป็นหัวเรื่อง หัวเรื่องย่อย ย่อหน้า และอื่นๆ ดังนั้น ขั้นตอนแรกในการสร้างสารบัญโดยอัตโนมัติคือ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารของคุณมีการนำสไตล์ที่เหมาะสมไปใช้
ในการเริ่มต้น เลือกบทหรือหัวเรื่องแรกของคุณโดยเน้นที่เอกสารของคุณ
ถัดไป ไปที่แถบเครื่องมือ Word (หรือ "Ribbon" ตามที่ Microsoft ตั้งชื่อไว้อย่างน่ารัก) และจาก บ้าน ให้คลิกที่ปุ่ม สไตล์ ปุ่ม. ในรายการดรอปดาวน์ที่ปรากฏขึ้น ให้เลือก "หัวเรื่อง 1" เพื่อกำหนดข้อความที่คุณเลือกเป็นหัวข้อหลักแรก โปรดทราบว่าหากหน้าต่าง Word ของคุณกว้างพอ คุณอาจเห็นตัวเลือกรูปแบบแสดงอยู่ในแถบเครื่องมือโดยตรง แทนที่จะเป็นปุ่ม "ลักษณะ" ในกรณีนี้ ให้เลือกสไตล์ส่วนหัวที่ต้องการโดยตรงหรือคลิกลูกศรชี้ลงเล็กๆ ที่ด้านล่างของรายการเพื่อขยายตัวเลือกสไตล์ทั้งหมด
ถ้าเอกสารของคุณมีหัวเรื่องย่อย ให้เลือกหัวข้อแรกแล้วทำซ้ำขั้นตอนด้านบน คราวนี้เลือก “หัวเรื่อง 2” ทำซ้ำขั้นตอนเหล่านี้ตามความจำเป็น และคุณจะได้บางอย่างเช่นภาพหน้าจอด้านล่าง จำไว้ว่าคุณกำลังนำสไตล์เหล่านี้ไปใช้กับเอกสารจริงของคุณ ไม่ใช่กับสารบัญที่สร้างเองซึ่งคุณอาจมีอยู่แล้ว ในภาพหน้าจอ ข้อความจะถูกละไว้เพื่อความเรียบง่าย ในเอกสารจริงของคุณ คุณจะมีย่อหน้าของข้อความระหว่างแต่ละบทและหัวข้อย่อย
ขั้นตอนที่ 2: สร้างสารบัญ
เมื่อคุณเพิ่มหัวเรื่องและหัวเรื่องย่อยที่ต้องการทั้งหมดแล้ว ให้วางเคอร์เซอร์ในตำแหน่งที่คุณต้องการให้สารบัญที่สร้างขึ้นโดยอัตโนมัติปรากฏขึ้น ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการแทรกหน้าเปล่าใหม่ที่จุดเริ่มต้นของเอกสารของคุณ (แทรก > หน้าว่าง จากแถบเครื่องมือ Word) เมื่อถึงที่นั่นแล้ว ให้คลิกปุ่ม อ้างอิง ในแถบเครื่องมือ
ที่ด้านซ้ายสุดของแท็บอ้างอิง คุณจะเห็นปุ่มที่ระบุว่า สารบัญ. คลิกเพื่อแสดงรายการดรอปดาวน์ของวิธีต่างๆ ที่ Word สามารถจัดรูปแบบตารางให้กับคุณได้
คลิกสไตล์ใดสไตล์หนึ่งเพื่อเลือก จากนั้น Word จะสร้างสารบัญของคุณโดยอัตโนมัติในตำแหน่งที่คุณระบุ
ขั้นตอนที่ 3: อัปเดตสารบัญของคุณโดยอัตโนมัติ
ตารางที่สร้างในขั้นตอนข้างต้นจะแสดงชื่อปัจจุบันของหัวเรื่องและหัวเรื่องย่อยที่คุณกำหนด พร้อมหมายเลขหน้าปัจจุบันของแต่ละรายการ แต่นี่คือส่วนสำคัญของการใช้วิธีนี้: คุณสามารถดำเนินการแก้ไขเอกสารของคุณ — เพิ่มหรือเอาหัวเรื่องออก, เพิ่มข้อความ, เปลี่ยนแบบอักษรและสไตล์ ฯลฯ — และเมื่อคุณทำเสร็จแล้ว ให้กลับไปที่ อ้างอิง แท็บแล้วคลิกปุ่ม "อัปเดตตาราง" (แสดงด้วยลูกศรสีแดงในภาพหน้าจอด้านล่าง)
Word จะอัปเดตสารบัญของคุณทันทีเพื่อแสดงการเปลี่ยนแปลงทั้งหมด รวมถึงหมายเลขหน้าที่อัปเดตสำหรับแต่ละรายการ อย่าลืมนำสไตล์หัวเรื่องไปใช้ตามความจำเป็นเมื่อคุณแก้ไขเอกสาร และไม่ต้องกังวลว่าชื่อบทหรือหมายเลขหน้าของคุณจะไม่ตรงกับสารบัญ นีฟตี้! ฉันต้องยอมรับว่าฉันไม่ใช่แฟนตัวยงของ Word แม้ว่าจะทรงพลังก็ตาม แต่ฉันชอบฟีเจอร์นี้มาก
